4 טיפים לניהול פרויקטים שיעזרו לך להיות יותר יעיל בביצוע המשימות שלך

ניהול פרויקטים ומשימות

4 טיפים לניהול פרויקטים שיעזרו לך להיות יותר יעיל בביצוע המשימות שלך (והערה לגבי מערכות לניהול משימות)

מאמר זה בא להדגיש, שמיקוד בניהול משימות יעיל, עדיף על ריבוי משימות (Multi-Tasking).
זה אומר שלעבור בין משימות, תוך כדי שמירה על רמה גבוהה של פרודוקטיביות. מחקרים שונים הראו שאנחנו יכולים באופן יעיל לאמן את המוח שלנו להחליף בין משימות.

בשנים האחרונות, כמויות המידע, המסרים, המשימות והתקשורת גדלות וגדלות, ועל מנת לשלוט בכל אלו, נדרש תכנון מוקפד, ניהול יעיל של המשימות והזמן, ולביות כל הזמן עם היד על הדופק.

אם אתה שואל את עצמך, מה ההבדל בין ניהול משימות לניהול זמן, ולמה אתה צריך לשקול אימוץ של עקרונות ניהול משימות, מעל ניהול זמן. אז בואו נדבר על ההבדלים:

ניהול משימות ממוקד בהשלמת סדרה של משימות על מנת להשלים מטרה גדולה יותר, או להשלים פרויקט. מדובר בעיקר על להישאר גמיש, לקבוע ולשנות סדרי עדיפויות ולהתרכז בסיום משימה אחת ללא הפרעה.

ניהול זמן מדבר בעיקר ניהול הזמן באופן חכם על בסיס יומי, שבועי וחודשי שאתה לא תסטה מהנושא על ידי הפרעות שונות שקיימות בשפע, בעיקר על ידי כל מיני מכשירים דיגיטלים שממלאים את חיינו. היכולת לנהל באופן יעיל את הזמן שלך, יעזור לך להיות מנהל משימות/פרויקטים טוב יותר.

הטיפים הבאים יעזרו לך להיות יעיל יותר בניהול המשימות שלך:

1. תהיה מנהל הפרויקטים של עצמך
• הגדר מטרות שבועיות ועבור עליהן כל יום
• צור רשימת משימות בתחילת היום, זה יאפשר לך גמישות בשינוי סדרי העדיפויות כשצריך
• תהיה ספציפי ומציאותי בנוגע למשימות שאתה צריך להשלים בכל פרויקט
• תעבוד עם מערכת ניהול משימות

2. תתרכז במשימה אחת עד שתשלים אותה
• תנסה לחשוב אסטרטגית על ידי מבט מכמה כיוונים. לפעמים צריך להמקד בפרטים של המשימה, ולפעמים בתמונה הכוללת.
• כבה את כל הנוטיפקציות הדיגיטליות (מייל,טוויטר, פייסבוק וכו’)
• קבע לעצמך חוק לזמן תגובה למיילים (לענות תוך 12-24 שעות מרגע קבלת המייל זה סביר ביותר)
• שיחות טלפון מיותרות, צורכות זמן רב, ויכולות להסיט אותך מהמשימה, להוריד את רמת הריכוז, ובאופן כללי לעצור מומנטום, לא חייבים לענות לכל שיחת טלפון.
• תפנים עקרונות של ניהול זמן (מה אתה לא עושה, איזו משימות אתה מאציל, מזרז וכו’)

3. עקוב אחרי כמות הזמן שאתה צריך להשקיע במשימה על מנת להשלים אותה:
• תעבדו עם יומן או תוכנה ייעודית על מנת שתוכלו להבין כמה זמן מושקע בכל משימה
(יכול להיות חלק מתוכנת ניהול משימות)
• תשווה את ההערכות זמן שלך עם ביצוען בפועל, וכך תוכל לתכנן טוב יותר לפעם הבאה
• שים לב כמה זמן מושקע במשימות או אירועים לא צפויים

4. פנק את עצמך כשאתה פוגע במטרות היומיות והשבועיות שלך:
• תחליט מה ייתן לך מוטיבציה להשלמת המשימות שלך באופן יעיל.
• תחגוג את ההצלחות שלך, זה ייתן לך מוטיבציה להמשך עבודה יעילה

יש עוד המון טיפים ופרקטיקות לנהל את המשימות שלך טוב יותר, תמיד כדאי לנסות ולראות מה עובד טוב יותר עבורכם, ותמיד כדאי לנסות להשתפר.

מערכות לניהול משימות :
קיימות הרבה תוכנות לניהול משימות, וחשוב שתוכנה לניהול משימות, תהיה כלי שכל מי שמעורב בפרויקט ישתמש בה ככלי עיקרי להשלמת הפרויקט.
תוכנה לניהול משימות תוכל מאוד לעזור לכם לנהל את המשימות שלכם ביעילות. עם תוכנת ניהול משימות תוכל להיות בשליטה על מה מה שנדרש לבצע בארגון או בעסק.

מערכת ניהול משימות תאפשר לך הקצאת משימות לעובדים, לנהל את כל מה שנדרש למשימה במקום אחד.
אם יש לכם עוד טקטיקות מוצלחות שעובדות עבורכם, אם כן, שתפו אותנו!

התחל להשתמש ב-BIZMO. ניסיון חינם למשך 30 יום.

הירשם עכשיו