תוכנת ניהול פרויקטים

ניהול פרויקטים

תוכנה לניהול פרויקטים היא תוכנה אשר בעזרתה ניתן לשלוט בכל האספקטים השונים של ניהול פרויקט וכך לנהל אותו בצורה נכונה ואפקטיבית, בין אם מדובר בהתנהלות מול עובדים אחרים בתוך הארגון או מול לקוחות.

יכולותיה של תוכנה לניהול פרויקטים

באמצעות תוכנה לניהול פרויקטים ניתן לבצע את הפעולות הבאות :

צפייה וסינון – צפייה ברשימת כל הפרויקטים הפעילים, סינון שלהם לפי תגיות או חיפוש חופשי,   תאריך יעד, איש קשר ראשי או אחוז השלמה. אפשר גם לעבור בין הפרויקטים הפתוחים במהירות וכך לעבוד על מספר פרויקטים במקביל.

קביעת משימות וציוני דרך – עבור כל פרויקט ניתן לשייך משימות, להקצות להם אנשי קשר מתוך הארגון ולתקשר עימם, לעקוב אחר לוחות הזמנים לביצוע ולהוסיף הערות. כמו כן אפשר ליצור ציוני דרך לציון נקודות התקדמות חשובות בתוך הפרויקט ולצפות ביומן פרויקט אישי הכולל את כל התאריכים החשובים בו.

בנוסף לכך, כל משתמש מקבל התראות נכנסות בדואר אלקטרוני על כל משימה חדשה שהוקצתה עבורו.

לוחות כתיבה ושיוך קבצים – ניתן ליצור לוחות כתיבה עבור הפרויקט ולשתף אותם עם משתמשים אחרים, כמו גם לשייך קבצים, צילומי מסך או תמונות לגישה קלה בעתיד.

התנהלות מול לקוחות – ניתן לתעד כל שיחה או פגישה מול הלקוח המרכזי (בעל תפקיד או חברה) מולו עובדים בפרויקט ולראות בקלות את כל פרטי יצירת הקשר שלו.

ניהול פרויקט באופן ידני מול ניהול באמצעות תוכנה לניהול פרויקטים

ללא תוכנה לניהול פרויקטים, קשה מאוד לבצע את הפעולות הנ"ל באופן ידני מכיוון שרישום ידני של כל פעולה הופכת להיות מתישה ולא מאורגנת. הכלים הבסיסיים של אופיס כמו למשל אאוטלוק והיומן שלו אמנם טובים לניהול לוח זמנים אישי, אך לא לרמת המורכבות הנדרשת מפרויקט וסנכרון מול כל כך הרבה גורמים שונים במקביל.

הדבר נכון במיוחד כאשר בפרויקטים רבים מעורבים גם אנשי קשר חיצונים מבחוץ שאינם פועלים לפי לוחות הזמנים של הארגון והקשר איתם עלול להיות מקוטע (בתוכנה לניהול פרויקטים קל מאוד לרשום תזכורות).

לעומת זאת, באמצעות שימוש בתוכנת ניהול פרויקטים, כל פעולה במערכת נרשמת ומתעדכנת בזמן אמת, כך שתמיד אפשר לעקוב אחרי ההתנהלות האישית בכל פרויקט ובעיקר מול ההתנהלות של אנשי הצוות האחרים. שום משימה, הערה או פרט חשוב אחר לא הולכים לאיבוד וכל אחד יודע בדיוק מה הוא צריך לעשות ועוד כמה זמן נותר לו לעשות אותו. בצורה זו הפרויקט יכול להתבצע לפי לוח זמנים מדויק שנקבע מראש ולהסתיים בהצלחה בלי תקיעות או חריקות באמצע.

איך נראה אזור ניהול פרויקטים בביזמו ? >

התחל להשתמש ב-BIZMO. ניסיון חינם למשך 30 יום.

הירשם עכשיו