מערכת ניהול משימות

תוכנה לניהול משימות

ניהול משימות ידני

כיום בכל עסק יש עשרות אם לא מאות משימות שרצות במקביל וקשה מאוד לעובדים לנהל אותן בשיטות המסורתיות כמו למשל באמצעות רישום על גבי פתקים, דפים או רישום של משימות דרך היומן של אאוטלוק.

אלו הן שיטות שיכולות אולי לעבוד בחברות קטנות מאוד או בעסקים קטנים שיש להן מספר מועט של משימות או כמות עובדים קטנה מאוד, אבל כאשר מדובר בעסקים בינוניים, או ארגונים, הן הופכות לחסרות שימוש והעובדים פשוט טובעים בין כל המשימות… בדיוק בגלל הסיבה הזו, אין כמעט שום ארגון כיום שיכול להסתדר בלי מערכת לניהול משימות ממוחשבת.

 

ניהול משימות ממוחשב

לשם ניהול כל המשימות השוטפות, הארגון צריך להיעזר בשירותי מערכת לניהול משימות ממוחשבת. מערכת זו כוללת אפשרות למעקב אחרי כל המשימות הפתוחות על פי הפרויקטים אליהם הן משויכות, כולל משימות שלא בוצעו עדיין והמועד לביצוען עבר ומשימות עתידיות שהמועד לביצוען עדיין רחוק.

באמצעות המערכת, כל עובד עם הרשאה מתאימה יכול ליצור משימה ולהקצות בעבורה עובדים אחרים שיעבדו עליה איתו. באופן זה, כל העובדים תמיד מעודכנים בכל המשימות שהם צריכים לבצע ושום משימה לא נופלת בין הכיסאות. כל עובד גם יכול לעדכן כל אחת מן המשימות ולהגיב, כך שעובדים אחרים שאחראיים על המשימה יוכלו לראות את התגובות שלו ולפעול בהתאם (כל הערה נשלחת בדואר האלקטרוני לכל העובדים על אותה המשימה). הקצאת המשימות לא מוגבלת רק לעובדים מתוך הארגון, וניתן להקצות משימות גם לאנשי קשר חיצונים ולעקוב אחרי הביצוע שלהן.

 

קביעת סדר יום אישי על ידי כל עובד

בנוסף למשימות המשותפות עם עובדים אחרים בארגון, כל עובד יכול ליצור לעצמו רשימה אישית של משימות המוסתרת מיתר חברי הצוות ולעבוד עליהן בזמנו החופשי. כמובן שכל עובד יכול לסנן את כל המשימות לפי ראות עיניו כמו לדוגמה לפי אחראי על המשימה, לפי פרויקטים, לפי האדם שהמשימה מתבצעת עבורו, לפי רמת החשיבות שלה וכך הלאה. כך סדר היום של כל אחד מן העובדים הופך להיות מסודר ואפקטיבי יותר.

התחל להשתמש ב-BIZMO. ניסיון חינם למשך 30 יום.

הירשם עכשיו